Một
công ty đang trải qua những thay đổi quan trọng nên chú ý đến tám bước
then chốt để tránh được những vấn đề thường hay xảy ra.
Chuyên gia về nghệ thuật lãnh đạo John
Kotter đã nghiên cứu 100 công ty kinh qua thời kỳ chuyển đổi. Phân tích
các thành tựu và các sai lầm, Kotter xác định một số lỗi thường mắc
phải. Điều này đưa ông đến việc biên soạn tài liệu "tám bước thay đổi":
một chuỗi hành động giúp bảo đảm quá trình thay đổi được thành công.
1. Hình thành ý thức khẩn trương.
Trong suốt thời gian chuyển đổi, các công ty thường cho phép sự tự mãn
cao độ phát triển. Kotter bình luận: "Không có động lực, mọi người sẽ
không hỗ trợ quá trình chuyển đổi và nỗ lực sẽ chẳng đi đến đâu. Các nhà
điều hành thường đánh giá thấp việc đưa mọi người ra khỏi vùng thoải
mái của họ khó như thế nào". Để chấp nhận sự thay đổi, doanh nghiệp cần
một "giàn thiêu" để loại bỏ thói tự mãn và tính trì trệ.
2. Tạo một sự phối hợp chỉ đạo mạnh
mẽ. Một nhóm các nhà lãnh đạo đoàn kết và mạnh mẽ có thể điều khiển quá
trình thay đổi và tạo được sự ủng hộ trong toàn tổ chức.
3. Tạo một tầm nhìn. Ý thức rõ ràng về
đường hướng và hình dung rõ ràng về kết quả cuối cùng sẽ khiến các nỗ
lực được tập trung, có tổ chức, và hiệu quả.
4. Truyền đạt tầm nhìn. Chiến lược và
tầm nhìn về sự thay đổi phải được thông tin đến những người liên quan.
Bên cạnh việc tổ chức các buổi thảo luận và sử dụng các hình thức truyền
đạt khác, các thành viên trong nhóm phối hợp chỉ đạo phải hành động như
những hình mẫu về kiểu ứng xử và quyết định cần có.
Mô hình 8 giai đoạn thay đổi của Kotter
5. Trao quyền cho người khác hành động
theo tầm nhìn. Nếu các thủ tục cũ và các trở ngại vẫn còn tồn tại trong
quá trình chuyển đổi, điều đó sẽ làm suy giảm động lực của các nhân
viên liên quan đến nỗ lực thay đổi này. Vì vậy, hãy khuyến khích và hỗ
trợ mọi người thực hiện những thay đổi hợp lý, lý tưởng nhất là không
phải nhắc nhở thường xuyên về việc phải tiến lên.
6. Lập kế hoạch và tạo những chiến
thắng ngắn hạn. Tìm cách khởi động quá trình và làm hết sức để tạo ra đà
phát triển, dù là trong những cách thức nhỏ nhặt. Thúc đẩy người lao
động bằng cách liên tục nhấn mạnh đến những cột mốc và những thành công.
Nêu bật những khía cạnh lạc quan của sự chuyển đổi.
7. Củng cố các tiến bộ và duy trì đà
phát triển. Thay vì cứ tự mãn thêm nữa khi quá trình chuyển đổi đang mở
rộng, hãy sử dụng lòng tin đã đạt được để tiếp thêm sinh lực và mở rộng
sự thay đổi đến tất cả các bộ phận trong công ty.
8. Thể chế hóa những phương pháp mới.
Neo giữ chắc chắn những đổi mới đó trong văn hóa doanh nghiệp. Khi những
thay đổi đó bắt đầu ăn sâu là lúc chúng đạt được hiệu quả cao nhất.
Khi lên kế hoạch cho quá trình thay
đổi với các bước này trong đầu, điều quan trọng là phải có đủ thời gian
cho toàn bộ chuỗi sự việc và thực hiện chúng đi theo đúng trình tự.
Kotter đã phát hiện ra rằng đi theo kế hoạch thay đổi một cách liên tục
và kiên nhẫn là nền tảng cơ bản để thành công: "Việc bỏ qua vài bước sẽ
chỉ tạo ra ảo giác về tốc độ và không bao giờ tạo được những kết quả vừa
ý. Mắc phải sai lầm nghiêm trọng ở bất cứ giai đoạn nào cũng có thể gây
ra sức ảnh hưởng phá hủy, làm chậm lại đà phát triển, và phủ định những
thành quả đã giành được một cách khó khăn".
Lời khuyên cho các nhà quản lý
Bảo đảm rằng tiến trình thay đổi của
bạn có một người lãnh đạo, để sắp xếp, thúc đẩy, và tạo cảm hứng cho lực
lượng lao động, cùng với một người quản lý, để khiến cho hệ thống quy
trình phức tạp triển khai được êm xuôi nhất và theo đúng kế hoạch.
Tạo ra một tầm nhìn về quá trình, cũng như chuỗi sự việc sẽ xảy ra, và truyền đạt điều này trong toàn bộ tổ chức của bạn.
Vẽ ra một tầm nhìn đầy thuyết phục về tương lai và đưa ra các chiến lược để hiện thực hóa tầm nhìn này.
Hiểu rằng các kiểu quy trình thay đổi
khác nhau sẽ đòi hỏi những kỹ năng và những đặc tính khác nhau, tại
những thời điểm khác nhau. Ví dụ quá trình thay đổi liên quan đến tình
trạng khủng hoảng có thể đòi hỏi một sự chú trọng vào khả năng lãnh đạo
mạnh mẽ hơn là sự quản lý.
Ngay cả những quá trình thay đổi thành
công cũng rất bề bộn và không phải lúc nào cũng đi đúng kế hoạch – hãy
sẵn sàng xử lý những điều không mong đợi.
Bảo đảm rằng "sự phối hợp chỉ đạo" của bạn thống nhất về các mục tiêu và làm việc như một nhóm.
Theo Khánh Vân
Nhượng quyền Việt Nam